Mở doanh nghiệp nhất định phải có địa chỉ công ty. Tuy nhiên chọn trụ sở chính phải tuân theo quy định của pháp luật? Nội dung này sẽ giới thiệu với bạn ngay sau đây.

3 Lưu ý quan trọng khi chọn địa chỉ trụ sở công ty

Quá trình hình thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp không thể thiếu trụ sở chính của công ty. Đây không chỉ là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh lưu giữ thông tin mà còn là địa điểm để kết nối với khách hàng và nhà nước. Do đó mà quyết định lựa chọn trụ sở chính công ty có thể là tiền đề cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp sau này.

I. Xác định thông tin cụ thể địa chỉ công ty

Trụ sở chính do luật doanh nghiệp 2014 quy định bao gồm các đặc điểm sau:

Trụ sở chính cần có địa chỉ chính xác rõ ràng

• Là địa điểm liên lạc của công ty hoặc doanh nghiệp trên lãnh thổ quốc gia Việt Nam.
• Địa chỉ được xác định của nhiều cấp gồm số nhà, ngách, ngõ, đường thôn xóm, xã phường thị trấn đến cấp cao hơn là thành phố.
• Trong địa chỉ trụ sở chính cần ghi rõ số điện thoại, số fax, thư điện tử nếu có.
• Thông thường và theo quy định địa chỉ công ty được xác định từ 4 cấp trở lên.

Các ví dụ về địa chỉ hợp lệ:

• Ví dụ 1: Công ty tnhh truyền thông Thịnh vượng có địa chỉ công ty là Lầu 16, Tòa nhà Havana, 132 Hàm Nghi phường Bến Nghé, thành phố Hồ Chí Minh.
• Ví dụ 2: Công ty cổ phần ALCO Việt Nam có trụ sở công ty tại Biệt thự 63 TT4, đường 19, Khu đô thị thành phố giao lưu, Ngõ 234 Phạm Văn Đồng, Hà Nội.

Trường hợp nếu địa chỉ trụ sở chính của bạn đặt tại tòa nhà, văn phòng thì cũng cần ghi cụ thể số tầng và số phòng như sau ví dụ

Công ty truyền thông CIC phòng 300, tầng 2, tòa 27A2, chung cư green star, 234 Phạm Văn Đồng, Bắc từ Liêm, Hà Nội.

Trường hợp nếu địa chỉ công ty không có số nhà thì cần ghi cụ thể ví dụ như sau : Thôn Lai Cách, xã Xuân Giang, huyện Sóc Sơn thành phố Hà Nội, Việt Nam.

II. Không đặt trụ sở công ty tại chung cư hoặc nhà tập thể

Theo quy định ban hành tại điều 6 luật nhà ở 2014 và nghị định 99/2015/NĐ- CP. Căn hộ chung cư và nhà tập thể chỉ sử dụng để ở không được dùng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức. Quy định này không phân biệt các doanh nghiệp lớn hoặc nhỏ.

Xét về quy định này có phần gây ra bất lợi đối với những tổ chức, doanh nghiệp có sẵn nhà ở nhưng lại không được sử dụng mà phải thuê mặt bằng kinh doanh khác. Việc đưa ra quy định này nhằm mục đích đảm bảo an toàn cho các khu dân cư, nhà tập thể cũng như nhiều đối tượng liên quan.

Vấn đề đặt trụ sở chính của công ty được quy định tại điều 6 luật nhà ở 2014 và nghị định 99/2015/NĐ- CP

Trong một số trường hợp doanh nghiệp công ty không kê khai chính xác địa chỉ trụ sở chính sẽ bị áp dụng xử phạt theo quy định nhà nước.

Ví dụ: Khi đặt trụ sở tại phòng 302 khu tập thể Giảng Võ, tuy nhiên trong quá trình đăng ký công ty lại ghi lại thành 300 Nguyễn Trãi phường Nhân Chính.

Hậu quả mà doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đó là

• Gặp khó khăn khi diễn ra quá trình kiểm tra của cơ quan thuế
• Tiếp theo là chi phí thuế sẽ không được khấu trừ
• Không được cơ quan thuế cấp phép sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng

Quy định này chỉ áp dụng sau ngày 25/11/2014. Vậy nên những tổ chức cá nhân được cấp phép đăng ký kinh doanh sử dụng chung cư nhà ở trước đó cần phải chuyển hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác.

III. Điều kiện đặt trụ sở chính công ty

ngoài việc không được đặt trụ sở chính tạo chung cư của khu tập thể thì thông tin đặt trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải đáp ứng yêu cầu sau

Điều kiện trụ sở chính công ty phụ thuộc vào những ngành nghề khác nhau

3.1 Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện như dịch vụ Karaoke

Các điều kiện cần đáp ứng đối với loại hình dịch vụ này gồm:

• Diện tích phòng phải đạt 20 mét vuông trở lên không tính công trình phụ và đặc biệt phải đảm bảo các điều kiện như cách âm, chống cháy nổ có thể diễn ra.
• Cửa phòng phải làm loại cửa kính không màu và bên ngoài sẽ nhìn thấy toàn bộ. Trường hợp nếu có khung thì bắt buộc không được quá 2 khủng dọc và 3 khung ngang diện tích khung nhỏ hơn 15% diện tích cửa.
• Các địa điểm hoạt động karaoke phải cách bệnh viện, trường học, di tích lịch sử, văn hóa, cơ sở tôn giáo,… từ 200m trở lên.

3.2 Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khách sạn

Đối với mã ngành nghề dịch vụ khách sạn thì yêu cầu về cơ sở vật chất và đảm bảo các yếu tố sau:

• Có hệ thống điện nước và cấp thoát.
• Tối thiểu 10 buồn ngủ, một quầy lễ tân và một phòng vệ sinh chung.
• Có nơi để xe đối với khách sạn nghỉ dưỡng và khách sạn lề đường.
• Đặc biệt phải có bếp ăn, phòng ăn, dịch vụ ăn uống tại phòng nghỉ dưỡng.
• Chắc chắn không thể thiếu giường đệm chăn gối và một số đồ cá nhân khác khi có khách mới.

Đối với các trường hợp cố tình sai phạm được quy định tại nghị định 50/2016/NĐ- CP sẽ bị xử phạt bằng hình thức hành chính. Mức áp dụng xử phạt từ 10.000.000₫ đến 15.000.000₫.

Nếu nghiêm trọng hơn doanh nghiệp có thể bị buộc dừng hoạt động kinh doanh hoặc thay đổi các thông tin không chính xác trong giấy đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là một số lưu ý quan trọng bạn đọc nhất định không được bỏ qua nếu muốn lựa chọn trụ sở công ty chính xác nhất. Ngoài ra mọi thắc mắc của khách hàng có thể gửi trực tiếp đến dịch vụ kế toán trọn gói avtax. Nhân viên tư vấn sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề triệt để.