Kế toán công cụ dụng cụ, tổng quát quy định về công cụ dụng cụ và chi phí trả trước. Quy trình hạch toán liên quan đến tài khoản 242 cùng với đó là các kiến thức về CCDC cũng được giải thích chi tiết. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Tổng quát về công cụ dụng cụ (CCDC) và chi phí trả trước

Tài khoản 242 là gì? Trong quá trình quyết toán sổ sách có thể bạn chưa hiểu rõ bản chất của tài khoản 242. Vậy thì với kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau chúng tôi xin được đúc kết một vài kiến thức giúp bạn có thể định khoản một cách chính xác nhất nhé.

I.  Công cụ dụng cụ là gì ? Sơ đồ về CCDC

Công cụ dụng cụ là những tư liệu đầu vào tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Chúng thường có thời hạn sử dụng ngắn và giá trị thấp không phải là tài sản cố định.

Công cụ dụng cụ có thể hiểu là những tư liệu đầu vào tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh

Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chúng cũng có thể bị hao mòn giống như tài sản cố định. Quy định về CCDC các bạn có thể tìm hiểu thêm trên văn bản pháp luật khoản 2.2, Điều 6 Thông tư 78/2014/ TT-BTC.

II. Phương thức phân bổ công cụ dụng cụ

Doanh nghiệp thường sử dụng cách phân bổ CCDC theo một kỳ hoặc nhiều kỳ tùy thuộc vào mục đích sử dụng và đặc điểm các loại hình doanh nghiệp khác nhau.

2.1 Phân bổ một kỳ áp dụng với các CCDC

• Thường có giá trị nhỏ
• Tư liệu rẻ tiền
• Thời gian vòng đời sử dụng ngắn
• Ngoài ra thì giá trị của CCDC được trực tiếp hạch toán vào chi phí

2.2 Phân bố nhiều ký áp dụng với công cụ dụng cụ

• Chúng có giá trị lớn
• Là các tư liệu có xuất xứ là vật liệu bền thời gian sử dụng lâu
• Giá trị của CCDC được phân bổ hạch toán vào nhiều kỳ khác nhau

III. Hạch toán công cụ dụng cụ

3.1 Đối với trường hợp mua nhập kho chưa sử dụng

Với trường hợp mua nhập kho, việc định khoản được thực hiện trong quá trình thanh toán ngay, mua thanh toán lúc sau và cả quá trình thanh toán.

Công cụ dụng cụ mua nhập kho thì hạch toán ra sao?

Thanh toán ngay:

• Nợ tk 153: giá chưa thuế
• Nợ tk 1331: thuế giá trị gia tăng trên giá mua ban đầu
• Có tk 111 hoặc 112: tổng tiền thanh toán

Mua thanh toán lúc sau

• Nợ tk 153: giá mua chưa thuế
• nợ tk 1331: thuế giá trị gia tăng trên giá mua ban đầu
• Có tk 331: tổng tiền thanh toán

Thanh toán

• Nợ tk 331: tổng số tiền phải thanh toán
• Có tk 111/ 112: tổng số tiền phải thanh toán

Ví dụ 1: Dự án của công ty cổ phần ENCO có mua 20 cuốn sách kinh doanh cho nhân viên tham khảo, giá mua ban đầu chưa thuế của một cuốn là 50.000₫ VAT 10%. Vậy thì số tổng số tiền cần thanh toán của công ty ENCO là 1100000₫. Khi nhân viên giao hàng đến, cty cổ phần ENCO sẽ thanh toán bằng tiền mặt, giả sử công ty mới mua về để nhập kho chờ quá trình kiểm duyệt của ban giám đốc.

• Nợ tk 153: 1.000.000₫
• Nợ tk 1331: 100.000₫
• Có tk 111: 1.100.000₫

3.2 Trường hợp mua về sử dụng ngay lập tức

Doanh nghiệp, công ty sau khi mua CCDC về sẽ xem xét toàn bộ quá trình phân bổ của CCDC. Theo phân tích thì mua CCDC về sử dụng ngay sẽ được phân bổ theo hai trường hợp:

Trường hợp phân bổ một lần định khoản như sau:

• Nợ tk 627 hoặc 641 và 642: giá mua ban đầu chưa thuế
• Nợ tk 1331: thuế giá trị gia tăng trên giá ban đầu
• Có tk 111 hoặc 112 hoặc 331: tổng số tiền cần phải thanh toán

Ví dụ 2: Phòng hành chính của công ty dịch vụ Hồng Đăng có mua một chiếc máy in để bàn với giá chưa thuế là 2000000₫ VAT 10%. Vậy tổng số tiền công ty phải thanh toán là 2200000₫, khi nhận hàng nhân viên của công ty sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Do máy in công ty vừa học vậy nên khi mua về sẽ được phòng hành trình sử dụng ngay. Vậy thì hạch toán vào chi phí như sau.

Nợ tk 6422: 2000000₫

Nợ tk 1331: 200000₫

Có tk 1111: 2200000₫

Trường hợp phân bố nhiều lần:

Khi mua:

• Nợ tk 242: giá mua ban đầu chưa thuế
• Nợ tk 1331: thuế giá trị gia tăng trên giá ban đầu
• Có tk 111 hoặc 112 hoặc 331: đồng tiền thanh toán

Hạch toán chi phí như sau:

• Nợ tk 627 641 642: giá mua ban đầu chưa thuế
• Có tk 242: giá mua chưa thuế

Ví dụ 3: Phòng thiết kế của công ty dịch vụ An Giang có mua hai cuốn sổ thiết kế đơn giá mỗi cuốn là 100.000₫, VAT 10% với tổng tiền thanh toán của phòng thiết kế công ty An Giang là 220.000₫, khi được giao hàng nhân viên phòng thiết kế sẽ thanh toán bằng tiền mặt do công ty ứng ra. Vì nhiệm vụ dự án mới là cần phải tham khảo các phong cách đa dạng vì vậy hai cuốn thiết kế được nhân viên sử dụng ngay lập tức.

Khi mua

• Nợ tk 242: 200.000₫
• Nợ tk 1331: 20.000₫
• Có tk 111: 220.000₫

Giả sử hai quần thể ký kết được sử dụng trong vòng 12 tháng vậy thì phân của hạch toán vào chi phí như sau:

Số tiền phân bổ ở mỗi kì là 200.000₫ / 12= 16.667₫.

• Nợ tk 6422: 16660 đầu
• Có tk 242: 16.667 đầu

Cứ như vậy hay còn thiết kế sẽ phân bổ liên tục trong 12 tháng đến khi tài khoản 242 còn 0đ thì thôi.

IV. Báo hỏng thanh lý công cụ dụng cụ

Doanh nghiệp có hai trường hợp xử lý khi CCDC phát sinh hỏng hoặc không sử dụng công cụ dụng cụ đó nữa. Áp dụng cho trường hợp công cụ dụng cụ đã phân bổ nhưng chưa phân bổ hết giá trị sử dụng.

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp định hạch toán giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí doanh nghiệp thì cần thực hiện làm báo cáo hỏng và bỏ công cụ dụng cụ đó.

Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp hạch toán giá trị còn lại vào chi phí doanh nghiệp khi không muốn sử dụng công cụ dụng cụ đó nữa thì cần thực hiện thanh lý thu lại tiền.

Tóm lại công cụ dụng cụ cần phải phân bổ liên tục cho đến khi hết giá trị sử dụng, không được ngưng giữa chừng. Trường hợp nếu phát sinh hỏng hoặc không sử dụng thì cần tiến hành báo cáo hỏng hoặc thanh lý thu lại tiền.

Khi báo hỏng công cụ dụng cụ, phần còn lại có giá trị sẽ được hạch toán vào kỳ phát sinh lỗi hỏng.

Ví dụ 4: Phòng dự án của công ty cổ phần Ancol có một máy in đang sử dụng và tổng kỳ phân bổ của nó là 24 tháng đã phân bổ được 12 tháng. Không may đến kỳ 13 năm máy in bị hỏng và phải dừng quá trình sử dụng. Được biết là tiền phân bổ kỳ thứ nhất 200000₫.

Vậy thì nhân viên phòng dự án cần làm biên bản báo hỏng như sau:

Giá trị còn lại của máy in được xác định bằng 12 tháng x 200.000 ₫ = 2.400.000 ₫

• Nợ tk 6422: 2.400.000 ₫
• Có tk 242: 2.400.000 ₫

Trường hợp sau khi thanh lý CCDC không sử dụng đến nữa thì giá trị còn lại được hạch toán vào doanh thu khác.

Ví dụ 5: Công ty cổ phần An Khang trước giờ chỉ sử dụng một máy in có tổng tiền phân bổ kỳ một là 200.000 ₫, công cụ dụng cụ máy in có tổng số kỳ phân bổ là 24 tháng đã phân bổ xong 12 tháng, nhưng đến kỳ thứ 13 do máy in quá cũ lên công ty đã ngừng sử dụng vậy thì giá trị còn lại được xác định như sau.

Giá trị máy in còn lại bằng 12 x 200 ngàn đồng bằng 2.400.000 ₫

Hạch toán doanh thu:

• Nợ tk 1111: 2.600.000 ₫
• Có tk 711: 2.400.000 ₫
• Có tk 33311: 200.000 ₫

Hạch toán giá trị còn lại của máy in

• Nợ tk 6422: 2.400.000₫
• Có tk 242: 2.400.000₫

V. Chi phí trả trước

Các chi phí trả trước bao gồm như sau:

• Trả trước cho tài sản cố định được thuê để phục vụ kinh doanh nhiều năm.
• Chi phí cơ sở hạ tầng thuê và không được pháp luật chứng nhận sử dụng.
• Các chi phí khác như điện nước điện thoại internet phục vụ cho hoạt động sản xuất.

Chi phí trả trước cần hiểu rõ để quá trình hạch toán trong doanh nghiệp chính xác nhất

• Ngoài ra là các chi phí phát sinh trong giai đoạn phân bổ không quá 3 năm có thể kể đến là chi phí lập doanh nghiệp, quảng cáo chi phí đào tạo cán bộ công nhân viên.
• Các loại lệ phí chi phí bảo hiểm dành cho cháy nổ giao thông tài sản.
• Chi phí các khoản lãi vay trả trước.
• Lãi mua trả góp trả chậm
• Cuối cùng là các chi phí phát hành trái phiếu.

Lưu ý: đối với trường hợp này các khoản phí hữu hình trả trước phải dựa trên tiêu chí về ngành nghề đặc thù hoặc là các loại này chiếm bao nhiêu lần đối với doanh thu mỗi kỳ để có thể lựa chọn kỳ phân bổ sao cho hợp lý nhất.

Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Kế toán công cụ dụng cụ, quy định về công cụ dụng cụ.